Každá firma musí mít ze zákona sídlo zapsané do obchodního rejstříku. Výhodnou volbou pro některé podnikatele je pronájem virtuální kanceláře. Patříte mezi ně i vy?
Virtuální kancelář je alternativa k fyzickým kancelářským prostorům. Jedná se o pronájem virtuální adresy poskytovatele, zákazníkovi, za účelem jejího zápisu do obchodního rejstříku. Oproti fyzickému sídlu má tyto výhody:
1. Úspora financí
I na méně zajímavé adrese obvykle stojí pronájem několik tisíc korun měsíčně, v centru velkých měst se může suma navýšit i na desítky tisíc. Za virtuální sídlo s prestižní adresou zaplatí podnikatel mnohem nižší sumu – většinou v řádech stovek korun.
2. Dobrá image před partnery
Mnoho firem považuje adresu v Praze, či jiném velkém městě za prestižnější. Pokud navíc společnost komunikuje se zahraničím, počítají s tím, že na partnery udělá lepší dojem povědomé město.
3. Dostupnost 24/7 a poštovní služby
Většina firem poskytujících virtuální kanceláře umožňuje klientům odběr došlé pošty v svojí centrále, nebo na adrese virtuálního sídla. Etablovanější poskytovatelé nabízí i další služby, jako například upozornění na došlou poštu e-mailem, telefonicky nebo SMS správou, skenování pošty nebo její přeposílání na vybranou adresu.
Poskytovatel sídel Smart Office svým klientům nabízí službu eOffice, která zaručuje on-line přehledy došlé pošty, dokumentace a aktualizaci kontaktních údajů 24 hodin denně 7 dní v týdnu, bez ohledu na to, kde se zákazník nachází.
4. Výpomoc s administrativou
V rámci doplňkových služeb k pronájmu někteří poskytovatelé virtuálních sídel podnikatelům výrazně ulehčí administrativní povinnosti. Firemní administrativa není vždy natolik rozsáhlá, aby bylo nutné a/nebo efektivní zaměstnávat a tedy platit stálou asistentku, sekretářku nebo oddělení back office.
5. Zázemí pro jednání s klienty
Ne všechny jednání s klienty nebo partnery je vhodné odbýt v kavárně. Větší poskytovatelé virtuálních kanceláří svým zákazníkům poskytují také možnost krátkodobého pronájmu zasedací místnosti, nebo plně vybavených kancelářských prostor ve velkých městech.
