(Inzerce) Hlavními zbraněmi v podnikání jsou data, informace a znalosti. Mezi hlavní trendy podnikové informatiky patří elektronizace, ale tisk i dokumentů je stále oblíbený.
Podle nezávislé studie Office Insights 2013 provedené společností Canon tiskne více než 57 procent zaměstnanců.
Odpůrci papírové formy mají pravdu v tom, že elektronizace přináší celou řadu výhod. Ty sahají od snadného sdílení dokumentů včetně řízení přístupu přes podporu pokročilého vyhledávání, správy verzí a práce s metadaty až po zálohování a archivaci nebo možnosti analýzy dat a dalšího zpracování. Za klíčový přínos považují mnohé firmy právě snadné sdílení a podporu spolupráce v rozsáhlých a geograficky oddělených týmech, které umožňuje efektivní řízení výkonu práce i v prostředí tzv. pracovišť nové generace. Naopak pro zastánce klasických, papírových dokumentů je klíčová možnost pracovat s dokumenty přirozeným způsobem.
Vytištění dokumentu s sebou žádné větší potíže nepřináší; obrácená cesta je ale o poznání složitější než pouhé naskenování listu papíru. Ve firemním prostředí mají dokumenty mnoho různých podob, jde o desítky různých typů a formátů – od textových souborů a tabulek až po specializované dokumenty z oblasti počítačem podporovaného projektování a geografických informačních systémů. Relativně snadná je elektronizace dokumentů s pevnou strukturou, nicméně drtivá většina běžných dokumentů žádnou strukturu nemá. Součástí převodu z papírové podoby do elektronické tak bývají i pokročilé techniky, jako je například optické rozpoznávání znaků.
Nejde jen o texty
Bez ohledu na upřednostnění digitální či listinné podoby je pro každou firmu velmi důležitá otázka efektivity a ekonomické náročnosti. Výhodnost jednotlivých variant lze posuzovat pouze na základě celkových nákladů na vlastnictví, kam samozřejmě patří nejen náklady na pořízení technologií, ale i náklady na provoz: za spotřební materiál, podporu a servis (můžeme se setkat s tzv. cenou za servisní klik) a za práci obsluhy. Při důkladném výpočtu pak nelze zanedbat ani otázku spotřeby elektrické energie a tzv. uhlíkovou stopu.
Komplexnost požadavků si samozřejmě uvědomuje i společnost Canon, která v oblasti tisku, skenování i ucelené správy dokumentů patří k naprosté špičce již mnoho desetiletí. Své produktové portfolio proto staví na celé řadě moderních technologií, kam patří například speciální UV inkousty s vysokou odolností vůči nejrůznějším okolním vlivům, tisk a skenování z/do cloudových služeb nebo bezdrátová komunikace na krátkou vzdálenost. V případě větších řešení pro správu dokumentů jde zejména o pokročilé možnosti integrace, jednotnou správu, řízení přístupu, sledování nákladů a automatizaci servisních úkonů i objednávání spotřebního materiálu.
Výhoda? DMS!
Důležitým předpokladem efektivní práce s dokumenty je odbourání izolovaných tiskových, skenovacích a ukládacích ostrůvků. Nemusí přitom jít jen o rozsáhlé systémy pro správu dokumentů, zejména nejmenší firmy a domácí kanceláře určitě ocení možnost začít s málem – například s jednoduššími sdílenými tiskárnami a veřejnými cloudovými úložišti.
Ideálním řešením pro střední a velké firmy jsou ale právě DMS systémy, které zvyšují efektivitu při práci s dokumenty například tím, že jednotlivé části práce s dokumentem automatizují. Uživatelům na všech úrovních zpřístupňují širokou škálu pokročilých funkcí včetně elektronického podpisu a práce s historií dokumentu. DMS systémy propojit jak s moderními tiskárnami, tak i skenery. Centrální správa dokumentů usnadňuje i zajištění risk managementu – DMS systémy podporují například řízenou duplikaci dokumentů pro případ živelných katastrof. Firmy, které tyto systémy využívají, mají jednodušší situaci i při plnění legislativních povinností v oblasti archivace, průkaznosti a ochrany osobních údajů.
Příkladem úspěšného DMS je systém ThereforeTM, dostupný v několika různých edicích. Díky podpoře platformy MEAP dokáže využívat různá multifunkční zařízení, k dispozici je i otevřené aplikační rozhraní pro integraci s dalšími aplikacemi. Dokumenty v systému ThereforeTM vznikají jak ručním vložením, tak i automaticky – například v rámci skenování či automatického zpracování elektronické pošty. Velkou výhodou DMS ThereforeTM i je možnost vzdáleného přístupu k dokumentům pomocí webového prohlížeče.
Efektivní práce s dokumenty se ale netýká jen jednoho konkrétního produktu, jde o ucelený systém služeb. Mezi ně patří například centrální tisk, všeobecná podpora kancelářských prostředí, tvorba dokumentů na zakázku i optimalizace firemních procesů pro práci s dokumenty. Společnost Canon má pro podporu těchto činností specializovanou divizi Canon Business Services, která zákazníkům nabízí i outsourcing či rozsáhlé konzultace.
Možnosti pro efektivní řešení problémů se správou dokumentů existují. Je na každé firmě, zda bude své dokumenty zpracovávat stále stejně, nebo zda využije nové technologie a spojí výhody tradičních přístupů s těmi moderními.
Zdroj: Canon CZ
