Jaký je pohled HP na práci s dokumentem

(inzerce) Na přelomu tisíciletí, s rostoucí mírou digitalizce dat, vývojem internetu a novými komunikačními možnostmi, mnozí zastávali názor, že papírový dokument patří historii

Vývoj posledních let však vykazuje tendence jiné. Množství dokumentů v tištěné podobě stále stoupá a nic nenapovídá tomu, že (minimálně ve střednědobém horizontu) se tento trend nebude měnit. Odborné výzkumy a statistiky udávají, že za současného stavu „informační exploze“ se množství informací každých
18 měsíců zdvojnásobí.

Rychlost s jakou informace nabývají na kvantitě, nás staví před problém jak pracovat s jejich obsahem a formou. Tato problematika nabývá na aktuálnosti i v době současné ekonomické krize, kdy firmy a instituce hledají všechny možné způsoby jak snížit náklady a zvýšit efektivitu.

Klepněte pro větší obrázek   Klepněte pro větší obrázek

Společnost Hewlett-Packard nabízí, prostřednictvím velmi širokého portfolia tiskových zařízení a služeb tzv. Managed Print Services, řešení jak tuto situaci zvládnout s cílem zabezpečit a zefektivnit tvorbu a tok klíčových dokumentů.

Základní přístup HP je možné ve zkratce shrnout takto:

  • Zjednodušit a standardizovat pracovní postupy
  • Zvýšit produktivitu a dostupnost informačních systémů
  • Vyvážit produktivitu a náklady související s produkcí a používáním dokumentů uvnitř i vně společnosti

Dokument jako takový, jenž je nositelem informací, může mít mnoho podob. Většina z nás si automaticky vybaví klasický papírový dokument. V dnešní době je však celou řadou dokumentů pracujeme v elektronické podobě (e-mail, scan atp.). Již v dobách Rakouska-Uherska práce s dokumentem měla své jasně definované zákonitosti a pravidla. Nejinak je tomu i dnes a každá firma či instituce by měla práci s dokumentem považovat za proces, který se řídí pevnými pravidly a postupy.

Taková pravidla a postupy se stanovují interními normami jednotlivých společností a zároveň musí být v souladu se souvisejícími platnými právními normami, na což se stále poměrně často zapomíná.

Klepněte pro větší obrázek   Klepněte pro větší obrázek

Dokumentový proces můžeme shrnout jako soubor úkonů-činností spojených s životním cyklem dokumentu od jeho vzniku až po jeho skartaci. Nositelem informace můžou být nejrůznější media (papír, datový, zvukový nebo obrazový nosič).

Obecně lze dokumenty rozdělit do tří základních kategorií.

  • Příchozí dokumenty – došlá korespondence (např. dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury atp.)
  • Interní dokumenty – slouží zpravidla vnitřním potřebám firmy nebo instituce (interní směrnice, pracovní smlouvy, technická a výkresová dokumentace, technologické postupy atp.)
  • Výstupní dokumenty – odchozí korespondence, která slouží ke komunikaci směrem ven (např. dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury, smlouvy, nabídky, marketingové informace)

Každá kategorie vyžaduje jiná pravidla i formu pro nakládání s takovým dokumentem po dobu celého jeho životního cyklu. Pokud někdo stále měří dokument pouze přes technologii jeho vzniku, tzn. jakou tiskárnu, kopírku nebo fax má použít k jeho produkci a distribuci, tak nemá mnoho možností jak efektivně celý životní cyklus dokumentů řídit a utrácí mnoho zbytečných nákladů na produkci a oběh dokumentů.

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek

Klíčovým krokem na cestě k racionálnímu přístupu v práci s dokumenty je zavedení nových tiskových technologií s funkcionalitou HP MFP FLOW, resp. jejich optimální využití pro eliminaci oběhu papírových dokumentů v tzv. hardcopy podobě a zpřístupnění elektronického oběhu dokumentů všem zaměstnancům

Práci s těmito HP MFP FLOW tiskovými systémy podporuje HP celou řadou aplikací, které mohou být integrální součástí tiskových strojů HP jako platforma na skenování, rozpoznávání a začlenění dokumentů z těchto tiskových zařízení HP do dalších podnikových informačních systémů. Kromě toho je u nich kladen velký důraz na bezpečnost s ohledem na jejich využití pro správu citlivých dat v elektronické podobě. Součástí tiskových zařízení MFP FLOW mohou být také nástroje na automatizované zpracování informací, jenž jsou obsahem dokumentů se kterými pracujeme. To je další výrazný krok k tomu, aby se omezil tok papírových dokuemntů v rámci firmy i mimo ni.

Mezi SW nástroje plně integrovatelné k zařízením MFP FLOW patří zejména:

  • HP Access Control
  • HP Capture and Route a
  • HP Digital Sending SW
  • HP Security Center
  • HP ePrint Enterprise

Výsledkem implementace některého z těchto softwarů spolu s využitím zařízení HP MFP FLOW je rychlý převod dokumentu do digitální podoby, zajištění vytěžení (capturingu) datových informací z dokumentů, příp. i workflow a spojení s dalšími informačními systémy.

Klepněte pro větší obrázek

Společnost Hewlett-Packard dnes se svými tiskovými zařízeními a softwarem pokrývá prakticky všechny oblasti tvorby a toku dokumentů. Zařízení HP MFP FLOW jsou však unikátní právě svou připraveností pro práci s dokumentem v elektronické podobě přímo prostřednictvím tiskového zařízení a jednoduchým napojením na další SW systému pro správu i interní informační systémy podniku a to vše s nejvyspělejší mírou IT bezpečnosti.

Klepněte pro větší obrázek
Aleš Bráza
Autor pracuje ve společnosti Hewlett-Packard

Další článek: 4K projektor od Sony promítá ze vzdálenosti několika centimetrů [CES]

Témata článku: Hewlett Packard (HP), Flow, Právní norma, Optimální využití, Dok, Celá doba, Životní cyklus, Integrální součást, Interní dokument, Oblast tvorby, Vznik, Klíčový krok, Route 66, Pohled, Faxy, Rychlý převod, Výrazný krok, Klíčový dokument, HP, Vytěžení, Atp, Související náklady, Dokument, Tiskárny na Mall.cz


Určitě si přečtěte