Papír? Elektronická data? Obojí!

(Inzerce) Hlavními zbraněmi v podnikání jsou data, informace a znalosti. Mezi hlavní trendy podnikové informatiky patří elektronizace, ale tisk i dokumentů je stále oblíbený.
Papír? Elektronická data? Obojí!

Podle nezávislé studie Office Insights 2013 provedené společností Canon tiskne více než 57 procent zaměstnanců.

Odpůrci papírové formy mají pravdu v tom, že elektronizace přináší celou řadu výhod. Ty sahají od snadného sdílení dokumentů včetně řízení přístupu přes podporu pokročilého vyhledávání, správy verzí a práce s metadaty až po zálohování a archivaci nebo možnosti analýzy dat a dalšího zpracování. Za klíčový přínos považují mnohé firmy právě snadné sdílení a podporu spolupráce v rozsáhlých a geograficky oddělených týmech, které umožňuje efektivní řízení výkonu práce i v prostředí tzv. pracovišť nové generace. Naopak pro zastánce klasických, papírových dokumentů je klíčová možnost pracovat s dokumenty přirozeným způsobem.

Klepněte pro větší obrázek

Vytištění dokumentu s sebou žádné větší potíže nepřináší; obrácená cesta je ale o poznání složitější než pouhé naskenování listu papíru. Ve firemním prostředí mají dokumenty mnoho různých podob, jde o desítky různých typů a formátů – od textových souborů a tabulek až po specializované dokumenty z oblasti počítačem podporovaného projektování a geografických informačních systémů. Relativně snadná je elektronizace dokumentů s pevnou strukturou, nicméně drtivá většina běžných dokumentů žádnou strukturu nemá. Součástí převodu z papírové podoby do elektronické tak bývají i pokročilé techniky, jako je například optické rozpoznávání znaků.

Nejde jen o texty

Bez ohledu na upřednostnění digitální či listinné podoby je pro každou firmu velmi důležitá otázka efektivity a ekonomické náročnosti. Výhodnost jednotlivých variant lze posuzovat pouze na základě celkových nákladů na vlastnictví, kam samozřejmě patří nejen náklady na pořízení technologií, ale i náklady na provoz: za spotřební materiál, podporu a servis (můžeme se setkat s tzv. cenou za servisní klik) a za práci obsluhy. Při důkladném výpočtu pak nelze zanedbat ani otázku spotřeby elektrické energie a tzv. uhlíkovou stopu.

Komplexnost požadavků si samozřejmě uvědomuje i společnost Canon, která v oblasti tisku, skenování i ucelené správy dokumentů patří k naprosté špičce již mnoho desetiletí. Své produktové portfolio proto staví na celé řadě moderních technologií, kam patří například speciální UV inkousty s vysokou odolností vůči nejrůznějším okolním vlivům, tisk a skenování z/do cloudových služeb nebo bezdrátová komunikace na krátkou vzdálenost. V případě větších řešení pro správu dokumentů jde zejména o pokročilé možnosti integrace, jednotnou správu, řízení přístupu, sledování nákladů a automatizaci servisních úkonů i objednávání spotřebního materiálu.

Výhoda? DMS!

Důležitým předpokladem efektivní práce s dokumenty je odbourání izolovaných tiskových, skenovacích a ukládacích ostrůvků. Nemusí přitom jít jen o rozsáhlé systémy pro správu dokumentů, zejména nejmenší firmy a domácí kanceláře určitě ocení možnost začít s málem – například s jednoduššími sdílenými tiskárnami a veřejnými cloudovými úložišti.

Klepněte pro větší obrázek

Ideálním řešením pro střední a velké firmy jsou ale právě DMS systémy, které zvyšují efektivitu při práci s dokumenty například tím, že jednotlivé části práce s dokumentem automatizují. Uživatelům na všech úrovních zpřístupňují širokou škálu pokročilých funkcí včetně elektronického podpisu a práce s historií dokumentu. DMS systémy propojit jak s moderními tiskárnami, tak i skenery. Centrální správa dokumentů usnadňuje i zajištění risk managementu – DMS systémy podporují například řízenou duplikaci dokumentů pro případ živelných katastrof. Firmy, které tyto systémy využívají, mají jednodušší situaci i při plnění legislativních povinností v oblasti archivace, průkaznosti a ochrany osobních údajů.

Příkladem úspěšného DMS je systém ThereforeTM, dostupný v několika různých edicích. Díky podpoře platformy MEAP dokáže využívat různá multifunkční zařízení, k dispozici je i otevřené aplikační rozhraní pro integraci s dalšími aplikacemi. Dokumenty v systému ThereforeTM vznikají jak ručním vložením, tak i automaticky – například v rámci skenování či automatického zpracování elektronické pošty. Velkou výhodou DMS ThereforeTM i je možnost vzdáleného přístupu k dokumentům pomocí webového prohlížeče.

Efektivní práce s dokumenty se ale netýká jen jednoho konkrétního produktu, jde o ucelený systém služeb. Mezi ně patří například centrální tisk, všeobecná podpora kancelářských prostředí, tvorba dokumentů na zakázku i optimalizace firemních procesů pro práci s dokumenty. Společnost Canon má pro podporu těchto činností specializovanou divizi Canon Business Services, která zákazníkům nabízí i outsourcing či rozsáhlé konzultace.

Možnosti pro efektivní řešení problémů se správou dokumentů existují. Je na každé firmě, zda bude své dokumenty zpracovávat stále stejně, nebo zda využije nové technologie a spojí výhody tradičních přístupů s těmi moderními.

Zdroj: Canon CZ

Další článek: Aktualizační software od Lenova může instalovat také viry

Témata článku: Střední vzdálenost, Pokročilá práce, Meeting, Sdílení dokumentů, Produktové portfolio, Naprostá katastrofa, Domácí kancelář, Multifunkční tiskárny canon, Běžný dokument, Spotřební materiál, Archivace, Snadné sdílení, Bezdrátový skener, Tradiční přístup, Důkladné zálohování, Důležitá otázka, Elektronizace, Centrální správa, DMS, Pokročilé vyhledávání, Servisní úkon, Pokročilá možnost, Efektivní řízení, PAP, Odpůrci


Určitě si přečtěte

Američtí mariňáci si tisknou kasárna z betonu na 3D tiskárně

Američtí mariňáci si tisknou kasárna z betonu na 3D tiskárně

** Americká námořní pěchota nedávno představila 3D tištěná kasárna pro vojáky ** Ty jim tiskne velká 3D tiskárna na beton ** Výsledkem je solidní obytný prostor, který je slušně chráněný před nepřátelskou palbou

Stanislav Mihulka | 18

V doupěti hackerů na brněnské FIT: Ukázali nám útoky na Bluetooth i vlastní chytré krabičky

V doupěti hackerů na brněnské FIT: Ukázali nám útoky na Bluetooth i vlastní chytré krabičky

** Internet je plný malwaru, to už dnes ví každý ** Víte ale, že lze útočit třeba i na Bluetooth? ** Navštívil jsem hackery z brněnského FITu

Jakub Čížek | 1

Nedávno detekovaná potulná planeta je ohromné magnetické monstrum

Nedávno detekovaná potulná planeta je ohromné magnetické monstrum

** Astronomové nedávno zaznamenali pozoruhodné prvenství ** Poprvé s radioteleskopem detekovali planetární objekt za hranicemi Sluneční soustavy ** Stejně tak poprvé změřili magnetické pole takové planety

Stanislav Mihulka | 6

Pojďme programovat elektroniku: Blikající potvory i legendární displeje starých Nokií

Pojďme programovat elektroniku: Blikající potvory i legendární displeje starých Nokií

** Skoro každý kutil si koupí maličký levný OLED ** A také segmentový a znakový displej ** Pojďme se na některé z nich podívat

Jakub Čížek | 9

Praktické vychytávky, které si chcete doinstalovat do Windows

Praktické vychytávky, které si chcete doinstalovat do Windows

** Pokud vás nudí vzhled nabídky Start, snadno jej můžete změnit. ** Stejně tak existují programy na přidání záložek do programů. ** Spokojit se ani nemusíte se základním ovládáním hlasitosti.

Vladislav Kluska | 44

Tohle tak jednou zažít: Nová vzducholoď Airlander 10 s prosklenou podlahou

Tohle tak jednou zažít: Nová vzducholoď Airlander 10 s prosklenou podlahou

** Airlander 10 nabídne plavby vzduchem v interiéru s prosklenou podlahou ** Luxusní vzducholoď byla původně vyvíjena pro vojenské účely ** Počítá se s třídenními „kochacími“ výlety za poznáním

Karel Kilián | 7


Jízdní řády Bileto
Aktuální číslo časopisu Computer

Megatest: 13 grafických karet

Srovnání 7 dokovacích stanic s USB-C

Jak na perfektní noční fotografie

Kvalitní zdroje informací pro sebevzdělávání