Papír? Elektronická data? Obojí!

(Inzerce) Hlavními zbraněmi v podnikání jsou data, informace a znalosti. Mezi hlavní trendy podnikové informatiky patří elektronizace, ale tisk i dokumentů je stále oblíbený.
Papír? Elektronická data? Obojí!

Podle nezávislé studie Office Insights 2013 provedené společností Canon tiskne více než 57 procent zaměstnanců.

Odpůrci papírové formy mají pravdu v tom, že elektronizace přináší celou řadu výhod. Ty sahají od snadného sdílení dokumentů včetně řízení přístupu přes podporu pokročilého vyhledávání, správy verzí a práce s metadaty až po zálohování a archivaci nebo možnosti analýzy dat a dalšího zpracování. Za klíčový přínos považují mnohé firmy právě snadné sdílení a podporu spolupráce v rozsáhlých a geograficky oddělených týmech, které umožňuje efektivní řízení výkonu práce i v prostředí tzv. pracovišť nové generace. Naopak pro zastánce klasických, papírových dokumentů je klíčová možnost pracovat s dokumenty přirozeným způsobem.

Klepněte pro větší obrázek

Vytištění dokumentu s sebou žádné větší potíže nepřináší; obrácená cesta je ale o poznání složitější než pouhé naskenování listu papíru. Ve firemním prostředí mají dokumenty mnoho různých podob, jde o desítky různých typů a formátů – od textových souborů a tabulek až po specializované dokumenty z oblasti počítačem podporovaného projektování a geografických informačních systémů. Relativně snadná je elektronizace dokumentů s pevnou strukturou, nicméně drtivá většina běžných dokumentů žádnou strukturu nemá. Součástí převodu z papírové podoby do elektronické tak bývají i pokročilé techniky, jako je například optické rozpoznávání znaků.

Nejde jen o texty

Bez ohledu na upřednostnění digitální či listinné podoby je pro každou firmu velmi důležitá otázka efektivity a ekonomické náročnosti. Výhodnost jednotlivých variant lze posuzovat pouze na základě celkových nákladů na vlastnictví, kam samozřejmě patří nejen náklady na pořízení technologií, ale i náklady na provoz: za spotřební materiál, podporu a servis (můžeme se setkat s tzv. cenou za servisní klik) a za práci obsluhy. Při důkladném výpočtu pak nelze zanedbat ani otázku spotřeby elektrické energie a tzv. uhlíkovou stopu.

Komplexnost požadavků si samozřejmě uvědomuje i společnost Canon, která v oblasti tisku, skenování i ucelené správy dokumentů patří k naprosté špičce již mnoho desetiletí. Své produktové portfolio proto staví na celé řadě moderních technologií, kam patří například speciální UV inkousty s vysokou odolností vůči nejrůznějším okolním vlivům, tisk a skenování z/do cloudových služeb nebo bezdrátová komunikace na krátkou vzdálenost. V případě větších řešení pro správu dokumentů jde zejména o pokročilé možnosti integrace, jednotnou správu, řízení přístupu, sledování nákladů a automatizaci servisních úkonů i objednávání spotřebního materiálu.

Výhoda? DMS!

Důležitým předpokladem efektivní práce s dokumenty je odbourání izolovaných tiskových, skenovacích a ukládacích ostrůvků. Nemusí přitom jít jen o rozsáhlé systémy pro správu dokumentů, zejména nejmenší firmy a domácí kanceláře určitě ocení možnost začít s málem – například s jednoduššími sdílenými tiskárnami a veřejnými cloudovými úložišti.

Klepněte pro větší obrázek

Ideálním řešením pro střední a velké firmy jsou ale právě DMS systémy, které zvyšují efektivitu při práci s dokumenty například tím, že jednotlivé části práce s dokumentem automatizují. Uživatelům na všech úrovních zpřístupňují širokou škálu pokročilých funkcí včetně elektronického podpisu a práce s historií dokumentu. DMS systémy propojit jak s moderními tiskárnami, tak i skenery. Centrální správa dokumentů usnadňuje i zajištění risk managementu – DMS systémy podporují například řízenou duplikaci dokumentů pro případ živelných katastrof. Firmy, které tyto systémy využívají, mají jednodušší situaci i při plnění legislativních povinností v oblasti archivace, průkaznosti a ochrany osobních údajů.

Příkladem úspěšného DMS je systém ThereforeTM, dostupný v několika různých edicích. Díky podpoře platformy MEAP dokáže využívat různá multifunkční zařízení, k dispozici je i otevřené aplikační rozhraní pro integraci s dalšími aplikacemi. Dokumenty v systému ThereforeTM vznikají jak ručním vložením, tak i automaticky – například v rámci skenování či automatického zpracování elektronické pošty. Velkou výhodou DMS ThereforeTM i je možnost vzdáleného přístupu k dokumentům pomocí webového prohlížeče.

Efektivní práce s dokumenty se ale netýká jen jednoho konkrétního produktu, jde o ucelený systém služeb. Mezi ně patří například centrální tisk, všeobecná podpora kancelářských prostředí, tvorba dokumentů na zakázku i optimalizace firemních procesů pro práci s dokumenty. Společnost Canon má pro podporu těchto činností specializovanou divizi Canon Business Services, která zákazníkům nabízí i outsourcing či rozsáhlé konzultace.

Možnosti pro efektivní řešení problémů se správou dokumentů existují. Je na každé firmě, zda bude své dokumenty zpracovávat stále stejně, nebo zda využije nové technologie a spojí výhody tradičních přístupů s těmi moderními.

Zdroj: Canon CZ

Další článek: Aktualizační software od Lenova může instalovat také viry

Témata článku: Servisní úkon, Pokročilá práce, Naprostá katastrofa, Bezdrátová komunikace, Archivace, Optické rozpoznávání, Střední vzdálenost, Domácí kancelář, Běžný dok, Všeobecná podoba, Efektivní práce, Tradiční přístup, Oddělený tým, Odbourání, PAP, Různé materiály, Pokročilá možnost, Automatické zpracování, Důležitá otázka, Elektronizace, Přirozený způsob, Spotřební materiál, Meeting, Důkladné zálohování, Běžný dokument


Určitě si přečtěte

Co udělat s novým počítačem s Windows, než ho začnete používat

Co udělat s novým počítačem s Windows, než ho začnete používat

** Čerstvě zakoupený počítač je vhodné trochu připravit ** Věnujte pozornost instalaci a předinstalovaným aplikacím ** Zamyslete se nad zálohou a antivirem

David Polesný | 80

Tajuplná čínská raketa by mohla ohrozit vzdušnou sílu amerického letectva

Tajuplná čínská raketa by mohla ohrozit vzdušnou sílu amerického letectva

** Čínské letectvo vyvíjí záhadnou raketu typu vzduch-vzduch ** Mysteriózní zbraň nese označení PL-XX ** Jde o raketu vzduch-vzduch s velmi dalekým doletem

Stanislav Mihulka | 13

Samořídicí auto jezdilo po silnicích už v roce 1993. Nemělo radar ani GPS

Samořídicí auto jezdilo po silnicích už v roce 1993. Nemělo radar ani GPS

** Myslíte, že vývoj autonomních vozidel je záležitostí aktuálního století? ** Již před 25 lety Bosch předvedl první autonomní auto ** Historie však sahá ještě o něco hlouběji

Karel Kilián | 14

Modelářský zázrak: Maketa raketoplánu Columbia, která létá jako skutečná raketa

Modelářský zázrak: Maketa raketoplánu Columbia, která létá jako skutečná raketa

** Model raketoplánu Columbia od českého konstruktéra umí i létat ** Obdivuhodný model si vzal 1600 hodin práce ** Podívejte se na fotografie ze stavby a prvního letu

Karel Jeřábek | 20